Manual de requisitos para formalizaçao de acordos de colaboração com entidades sociais

1.Introdução 

A Fundação Repsol, em cumprimento dos seus objetivos fundacionais, assume um sólido compromisso com a sociedade, contribuindo para uma transição energética inclusiva através da sua colaboração com outras entidades sociais, com o objetivo de alcançar um maior impacto social e ambiental através dos seus projetos. 

A Fundação Repsol elaborou este Manual que inclui os requisitos para a formalização de Acordos de Colaboração com as entidades sociais, com o objetivo de gerar maior transparência nos processos e fomentar as boas práticas na relação entre a Fundação e as Entidades Sociais.

As entidades sociais que desejem formalizar acordos de colaboração com a Fundação Repsol serão selecionadas sob o princípio da máxima transparência, baseado nos requisitos especificados nas seguintes epígrafes.

• 2.1. Desenvolver a atividade em ambientes prioritários para a Fundação Repsol: com uma presença significativa de voluntários Repsol e/ou onde já existam projetos da FR em curso.
• 2.2. Todas as colaborações com entidades sociais deverão responder aos Objetivos Fundacionais da Fundación Repsol, detalhados no Artigo 5.º do Capítulo I dos seus Estatutos (https://www.fundacionrepsol.com/content/dam/repsol-fundacion/gobierno/documentos/Estatutos_Fundacio%CC%81n_Repsol.pdf), bem como à sua estratégia e áreas de atuação. Assim, todas as colaborações com entidades sociais terão como principal objetivo o desenvolvimento de projetos sociais e ambientais que promovam uma transição energética inclusiva, tendo o voluntariado como alavanca de mudança.

3.1. As entidades sociais deverão fornecer à Fundación Repsol, antes do Acordo, a seguinte documentação:

As entidades sociais espanholas deverão fornecer à Fundação, antes do Acordo, a seguinte documentação:

• Documentos públicos que comprovem a sua existência e contenham a sua denominação social, forma jurídica, morada, identidade dos membros do seu órgão de administração, estatutos e número de identificação fiscal. No caso de pessoas coletivas de nacionalidade espanhola, a certificação do registo correspondente será admissível para efeitos de identificação formal. 
• Cópia dos poderes das pessoas que atuam em nome de tal entidade. 
• Cópia das últimas contas anuais apresentadas no registo competente. 

1. No caso das fundações, deverão ter registado as suas contas anuais e registo de atividades no Registo de Fundações.
2. No caso das associações declaradas de utilidade pública, deverão ter registado as suas contas anuais e registo de atividades no registo correspondente.
3. As restantes entidades deverão contar com as contas anuais aprovadas na sua Assembleia Geral.

Da mesma forma, no caso das entidades sociais não sedeadas em Espanha, também deverão contar com contas anuais e estas deverão estar aprovadas pelo respetivo Órgão Social.

• Declaração de Responsabilidade assinada pelo responsável da entidade social (segundo o modelo que será fornecido pela Fundação Repsol), na qual declara que nem a entidade nem os seus responsáveis, no exercício da sua atividade profissional, foram condenados ou estão a ser investigados por corrupção, fraude, falsas declarações, suborno, branqueamento de capitais, financiamento do terrorismo ou pela prática de qualquer outro crime.
• Certificado de titularidade de uma conta bancária recente, com menos de um ano. 
• Certificado de titularidade real. 

De igual modo, a entidade social deverá facultar à Fundação Repsol toda a informação adicional que esta considere pertinente antes da formalização do correspondente Acordo. 

Valorizar-se-á positivamente:

• que as entidades espanholas possuam o Carimbo de ONG Certificada da Fundação Lealtad ou que, mesmo que não o tenham solicitado, seja possível comprovar, através da sua página web, que cumprem os requisitos necessários ou que existem evidências suficientes para receber essa acreditação no caso de a solicitarem. No caso das entidades não sedeadas em Espanha, valorizar-se-á que disponham de outros certificados ou carimbos quanto à transparência e às boas práticas. 
• que sejam declaradas de utilidade pública (no caso de entidades sedeadas na Espanha) ou tenham um estatuto similar no país onde a entidade tenha a sua sede.
• que contem com auditoria externa de contas, caso tal não seja legalmente obrigatório.

3.2. Todas as entidades sociais que colaborem com a Fundação Repsol deverão cumprir as exigências do regulamento interno da Fundação Repsol, bem como o quadro legislativo aplicável.

As ações e colaborações da Fundação Repsol baseiam-se no cumprimento de uma série de premissas estabelecidas no seu Código de Boa Governação (disponível para consulta em: http://www.fundacionrepsol.com/es/la-fundacion/codigo-de-buen-gobierno) (doravante, o “Código de Boa Governação”, em prol de uma maior transparência e em consonância com as melhores práticas de governação corporativa para o desenvolvimento e a execução ótimos dos seus objetivos fundacionais. 

O referido Código de Boa Governação tem como objetivo estabelecer as normas gerais que devem reger a conduta da Fundação Repsol, dos membros do seu Conselho de Administração e dos restantes órgãos e seus funcionários no desenvolvimento das atividades através das quais se concretizem os objetivos da Fundação Repsol. 

Em virtude do próprio regulamento interno de cumprimento obrigatório da Fundação Repsol, de acordo com os seus próprios objetivos fundacionais e com o espírito do seu Código de Boa Governação, é necessário que qualquer projeto em que a Fundação Repsol colabore esteja alinhado com os compromissos e princípios estabelecidos nestes documentos, assumindo a Entidade Social como seu o conteúdo obrigatório deste regulamento na medida em que seja aplicável à correta execução do projeto.

Da mesma forma, a Entidade Social deverá respeitar e cumprir as disposições contidas no Código de Ética e Conduta de colaboradores e fornecedores da Fundação Repsol (disponível para consulta em http://www.fundacionrepsol.com/es/la-fundacion/codigo-etica-conducta-proveedores), cujo conteúdo a Entidade Beneficiária declara conhecer, na medida em que seja aplicável a esta parte, dadas as características particulares da colaboração.

4. Processos de verificação 

As entidades sociais colaboradoras da Fundação Repsol deverão cumprir os processos de verificação, tanto das próprias entidades como da aplicação dos fundos correspondentes.

4.1. Verificação das entidades sociais 

De acordo com a Lei 10/2010, de 28 de abril, de Prevenção do Branqueamento de Capitais e do Financiamento do Terrorismo e a sua normativa de aplicação, a Fundação Repsol deverá aplicar procedimentos adequados de diligência devida para identificar e conhecer as suas contrapartes, incluindo o seu adequado percurso profissional e a honra das pessoas responsáveis pela sua gestão. 

Antes da assinatura de qualquer Acordo, a Fundação Repsol verificará a identidade da mesma, bem como a dos intervenientes e reais titulares, obtendo, no mínimo, a documentação referida na secção 2.  

Uma vez realizadas as verificações descritas anteriormente, o compromisso entre a Fundação Repsol e a entidade social será formalizado através da assinatura do documento legal correspondente, que incluirá os termos previamente negociados e que será condição indispensável para realizar a respetiva contribuição. Esta formalização é obrigatória e, no processo de assinatura, cada uma das partes será representada pela pessoa com capacidade legalmente reconhecida.

No caso de contribuições efetuadas a favor da entidade social cujo montante seja superior a 30 000 euros, o Acordo deverá incluir o seguinte plano de pagamentos: 

• Primeiro pagamento: a efetuar de acordo com as condições especificadas no Acordo. 
• Último pagamento (pelo menos, 20% do total): a efetuar após a receção de um relatório com o detalhe das evidências documentais de âmbito financeiro e operacional da aplicação da contribuição recebida da Fundação Repsol.

4.2.  Verificação da aplicação dos fundos

Com vista ao encerramento do projeto, em conformidade com as disposições da Lei 10/2010, de 28 de abril, relativa à Prevenção do Branqueamento de Capitais e do Financiamento do Terrorismo, e dos seus regulamentos de desenvolvimento, a Fundação Repsol deverá aplicar “sistemas adequados, em função do risco, de controlo da execução efetiva das suas atividades e da aplicação dos fundos conforme previsto”. Para tal, a entidade social deverá contribuir, num prazo máximo de 6 meses a partir da conclusão do projeto, com evidências da sua realização em conformidade com o estabelecido no Acordo correspondente, bem como da aplicação integral dos fundos da Fundação Repsol para os objetivos do projeto.

Não obstante o exposto, a Fundação Repsol poderá exigir evidências adicionais às descritas anteriormente quando considerar que o risco associado ao projeto assim o exige. 

No caso de a entidade social não poder justificar a aplicação integral dos fundos da Fundação para os objetivos do projeto, reclamar-se-á a devolução do montante e a sua aplicação não será justificada.