Manual de Requisitos para Acuerdos de Colaboración

1. Introducción

Fundación Repsol, en cumplimiento de sus fines fundacionales, asume un sólido compromiso con la sociedad, contribuyendo a una transición energética inclusiva a través de su colaboración con otras entidades sociales, con el objeto de alcanzar un mayor impacto social y medioambiental a través de sus proyectos.

Fundación Repsol ha desarrollado este Manual que incluye los requerimientos para la formalización de acuerdos de colaboración con las entidades sociales con el fin de generar mayor transparencia en los procesos y fomentar las buenas prácticas en la relación entre la Fundación y las entidades sociales.

Las entidades sociales que deseen formalizar acuerdos de colaboración con Fundación Repsol serán seleccionadas bajo el principio de máxima transparencia basado en los requisitos especificados en los siguientes epígrafes.

2. Requisitos generales

2.1. Desarrollar actividad en entornos prioritarios para Fundación Repsol: con presencia significativa de voluntarios/as Repsol y/o donde existan proyectos de Fundación Repsol ya en marcha.
2.2. Todas las colaboraciones con entidades sociales deberán responder a los fines fundacionales de Fundación Repsol, detallados en el Artículo 5 del Capítulo I de sus Estatutos (https://www.fundacionrepsol.com/content/dam/repsol‐ fundacion/gobierno/documentos/Estatutos_Fundacio%CC%81n_Repsol.pdf); así como a su estrategia y ámbitos de actuación. Así, todas las colaboraciones con entidades sociales tendrán como objeto principal el desarrollo de proyectos sociales y medioambientales que impulsen una transición energética inclusiva, con el voluntariado como palanca de cambio.

3. Requisitos de carácter legal y formal

3.1. Las entidades sociales deberán proporcionar a Fundación Repsol, con carácter previo al acuerdo, la siguiente documentación:

Las entidades sociales deberán proporcionar a la Fundación, con carácter previo al Acuerdo, la siguiente documentación:

Documentos públicos que acrediten su existencia y contengan su denominación social, forma jurídica, domicilio, la identidad de los miembros de su órgano de administración, estatutos y número de identificación fiscal. En el caso de personas jurídicas de nacionalidad española, será admisible, a efectos de identificación formal, la certificación del registro correspondiente.
Copia de los poderes de las personas que actúan en nombre de dicha entidad.
Copia de las ultimas cuentas anuales depositadas en el registro correspondiente.
1. En el caso de las fundaciones, deberán haber registrado sus cuentas anuales y memoria de actividades en el Registro de Fundaciones.
2. En el caso de asociaciones declaradas de utilidad pública, deberán haber registrado sus cuentas anuales y la memoria de actividades en el registro correspondiente.
3. El resto de las entidades deberán contar con las cuentas anuales aprobadas en su Asamblea General.

Declaración Responsable firmada por el responsable de la entidad social (siguiendo el modelo que se facilitará por Fundación Repsol) en la que declara que ni la entidad ni sus responsables, en el ejercicio de su actividad profesional, han sido condenados o se encuentran sujetos a investigación por corrupción, fraude, declaración falsa, soborno, blanqueo de capitales, financiación del terrorismo o por la comisión de cualquier otro delito.
Certificado de titularidad de cuenta bancaria reciente, con antigüedad inferior a un año.
Certificado de titularidad real.

Asimismo, la entidad social deberá facilitar a Fundación Repsol la información adicional que ésta considere relevante con carácter previo a la formalización del acuerdo correspondiente.

Se valorará positivamente:

que las entidades españolas cuenten con el Sello de ONG Acreditada de la Fundación Lealtad o que, aunque no lo hayan solicitado, se pueda comprobar, a través de su página web, que cumplen con los requisitos necesarios o que existen evidencias suficientes para recibir dicha acreditación en caso de que la soliciten. En el caso de las entidades no domiciliadas en España, se valorará que cuenten con otros certificados o sellos relativos a transparencia y buenas prácticas.
que estén declaradas de utilidad pública (en el caso de entidades domiciliadas en España) o tengan un estatus similar en el país donde la entidad tenga su sede.
que cuenten con auditoría externa de cuentas en caso de que no sea legalmente obligatorio.

3.2. Todas las entidades sociales colaboradoras de Fundación Repsol deberán cumplir con lo exigido por la normativa interna de Fundación Repsol, así como con el marco legislativo de aplicación.

Las actuaciones y colaboraciones de Fundación Repsol tienen como base el cumplimiento de una serie de premisas recogidas en su Código de Buen Gobierno (disponible para consulta en: http://www.fundacionrepsol.com/es/la‐ fundacion/codigo‐de‐buen‐gobierno) (en adelante, el “Código de Buen Gobierno”, en aras de una mayor transparencia y en línea con las mejores prácticas de gobierno corporativo para el óptimo desarrollo y ejecución de sus fines fundacionales.

Dicho Código de Buen Gobierno tiene por objeto establecer las pautas generales que deben regir la conducta de la Fundación Repsol, los miembros de su Patronato y demás órganos y empleados de ésta en el desarrollo de las actividades a través de las que se materialicen los fines de Fundación Repsol.

En virtud de la propia normativa interna de obligado cumplimiento para Fundación Repsol, atendiendo a sus propios fines fundacionales y al espíritu de su Código de Buen Gobierno, resulta necesario que cualquier proyecto en el que colabore Fundación Repsol esté alineado con los compromisos y principios recogidos en dichos documentos, asumiendo como propio la entidad social el contenido obligacional de dicha normativa en la medida en que le resulte de aplicación para la correcta ejecución del proyecto.

Asimismo, la entidad social deberá respetar y cumplir las disposiciones contenidas en el Código de Ética y Conducta de colaboradores y proveedores de Fundación Repsol (disponible para consulta en http://www.fundacionrepsol.com/es/la‐fundacion/codigo‐ etica‐conducta‐proveedores), cuyo contenido, la entidad social declarará conocer, en la medida en que le sea aplicable a esta parte, atendidas las características particulares de la colaboración.

4. Procesos de verificación

Las entidades sociales colaboradoras de Fundación Repsol deberán cumplir con los procesos de verificación, tanto de las propias entidades, como de la aplicación de los fondos correspondientes.

4.1. Verificación de las entidades sociales

De conformidad con la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo y su normativa de desarrollo, Fundación Repsol deberá aplicar procedimientos adecuados de debida diligencia con el objeto de identificar y conocer a sus contrapartes, incluyendo su adecuada trayectoria profesional y la honorabilidad de las personas responsables de su gestión.

Con carácter previo a la firma de cualquier acuerdo, Fundación Repsol comprobará la identidad de ésta, así como la de los intervinientes y titulares reales, recabando como mínimo, la documentación contemplada en el apartado 2.

Una vez realizadas las verificaciones descritas anteriormente se procederá a la formalización del compromiso entre Fundación Repsol y la entidad social mediante la firma del correspondiente documento jurídico, que recogerá los términos negociados previamente y que será condición indispensable para realizar la aportación correspondiente. Esta formalización es obligatoria, y en el proceso de firma cada una de las partes estará representada por la persona con capacidad reconocida legalmente.

En el caso de aportaciones realizadas a favor de la entidad social cuya cuanơa sea superior a 30.000 euros, el acuerdo recogerá el siguiente esquema de pagos:

Primer pago: se realizará según las condiciones especificadas en el acuerdo.
Último pago (al menos un 20% del total): se realizará después de haber recibido un informe con el detalle de las evidencias documentales de alcance financiero y operativo de la aplicación de la aportación recibida de Fundación Repsol.

4.2. Verificación de la aplicación de los fondos

De cara al cierre del proyecto, de conformidad con lo establecido en la Ley 10/2010 de 28 de abril de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo y su normativa de desarrollo, Fundación Repsol deberá aplicar “sistemas adecuados, en función del riesgo, de control de la efectiva ejecución de sus actividades y de la aplicación de los fondos conforme a lo previsto”. A estos efectos, la entidad social deberá aportar, en el plazo máximo de 6 meses a partir de la finalización del proyecto, evidencias de su realización de conformidad con lo establecido en el Acuerdo correspondiente, así como de la íntegra aplicación de los fondos de la Fundación Repsol a los fines del proyecto. Sin perjuicio de lo anterior, Fundación Repsol podrá requerir evidencias adicionales a las descritas anteriormente cuando considere que el riesgo asociado al proyecto así lo requiere. En el caso de que la entidad social no pueda justificar la íntegra aplicación de los fondos de la Fundación a los fines del proyecto, se reclamará la devolución del importe y no justificada su aplicación.

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Manual de requerimientos para la formalización de acuerdos de colaboración con entidades sociales